Términos y condiciones de uso de la aplicación «WENO HR»

1. Objeto y ámbito de aplicación

Los presentes Términos y Condiciones regulan el acceso, registro, navegación y uso de la aplicación móvil y web denominada “Weno HR” (en adelante, la “Aplicación”), desarrollada y gestionada por CUATROCIENTOSCUATRO PROGRAMACIÓN, S.L., con NIF B70524970, domicilio en Ronda de Outeiro, 421 – Entreplanta, 15011 A Coruña, y correo electrónico de contacto contacto@wenohr.com (en adelante, el “Proveedor”). El uso de la Aplicación por parte de las empresas clientes (en adelante, los “Clientes”) y de sus trabajadores (en adelante, los “Usuarios”) implica la aceptación plena y sin reservas de los presentes Términos y Condiciones.

2. Naturaleza del servicio

La Aplicación Weno HR es una solución tecnológica en modalidad SaaS para la gestión del control horario y la jornada laboral, conforme a lo dispuesto en el Real Decreto-ley 8/2019 y normativa laboral aplicable.

Las principales funcionalidades incluyen:

• Alta de trabajadores con datos identificativos y laborales (incluido número de Seguridad Social).
• Registro de fichajes de entrada, salida, pausas y horas extraordinarias.
• Solicitud de permisos, vacaciones y ausencias.
• Subida de documentación justificativa por parte de los trabajadores.
• Geolocalización opcional de fichajes fuera del centro de trabajo.
• Validación o rechazo de solicitudes por parte del administrador de la empresa.
• Generación de informes de jornada y balances de horas.

3. Duración de la suscripción

La suscripción al servicio se articula mediante un sistema de saldo prepago asociado a un periodo de uso elegido por el Cliente entre las siguientes opciones: 3 meses, 6 meses, 12 meses o 24 meses (el “Periodo Prepago”).

El saldo prepago se calcula en función del plan contratado y del número de empleados activos en cada momento.

El Periodo Prepago no se renueva automáticamente. Antes de su agotamiento temporal o económico, la Aplicación notificará al Cliente la necesidad de realizar una nueva recarga para mantener el servicio sin interrupciones.

4. Condiciones económicas

1. Coste de alta: El Cliente deberá abonar un pago único de noventa euros (90 €) más IVA, en concepto de coste de alta y configuración inicial de la cuenta. Este importe se destina a la puesta en marcha técnica del servicio, que incluye la creación de la cuenta de empresa, configuración básica de parámetros de uso y habilitación de accesos iniciales. El pago del coste de alta es obligatorio y no reembolsable, aun en el caso de que el Cliente decida no continuar con la suscripción tras el registro inicial.
2. Coste de suscripción: El uso continuado de la plataforma estará sujeto al pago de una cuota periódica, que se determinará en función de: a) El plan contratado, pudiendo el Cliente elegir entre las distintas modalidades ofertadas por el Proveedor (actualmente, “Plan Weno” o “Plan Muy Weno”). b) El número de empleados activos registrados en la plataforma, entendiendo por tales aquellos trabajadores dados de alta en el sistema y con posibilidad de realizar fichajes o utilizar funcionalidades de la aplicación.

   En el supuesto de que el número de empleados registrados por el Cliente sea igual o superior a doscientos cincuenta (250), las condiciones económicas aplicables no se regirán por las tarifas estándar, sino que serán objeto de negociación individualizada entre las Partes, formalizándose mediante un acuerdo adicional que complemente los presentes Términos y Condiciones.

3. Recargas por Periodo Prepago. El Cliente podrá recargar saldo por 3, 6, 12 o 24 meses. La recarga genera derecho de uso durante el Periodo Prepago, conforme a las tarifas vigentes en el momento de la recarga. Las recargas no son reembolsables una vez iniciada su vigencia.
4. Ampliaciones El alta de nuevos empleados o el cambio a un plan superior incrementará el consumo del saldo restante desde el momento del cambio. El sistema podrá requerir recarga adicional si el saldo resultase insuficiente para cubrir el periodo restante. No se permitirá downgrade hasta la siguiente recarga, para garantizar la estabilidad del servicio.

   No obstante, el Cliente no podrá reducir el número de trabajadores contratados ni cambiar a un plan inferior hasta la finalización del período de suscripción en curso. Dicho límite se establece a fin de garantizar la estabilidad contractual y la correcta planificación de los recursos técnicos destinados al servicio.

5. Facturación y forma de pago

• Facturación por recarga: Cada recarga del Periodo Prepago se factura por adelantado en el momento de su realización. El Cliente deberá asegurarse de disponer de saldo suficiente para cubrir el Periodo Prepago contratado.
• Medios de pago: Se admiten transferencia bancaria, domiciliación SEPA y tarjeta de crédito/débito. La validación del pago es condición para la plena activación del servicio.
• Estado del servicio hasta validación. Hasta la validación del pago:
  • Los trabajadores podrán seguir fichando.
  • El Cliente podrá visualizar datos básicos.
  • El Cliente no podrá descargar ni exportar informes.
• Sistema de avisos de agotamiento de saldo: La Aplicación remitirá avisos automáticos cuando el saldo esté próximo a agotarse por tiempo o por consumo (p. ej., a 15, 7 y 1 día del vencimiento estimado), invitando a recargar conforme a las tarifas, planes y periodos disponibles.
• Autorrenovación opcional (si la queréis ofrecer): El Cliente podrá habilitar, de forma opcional, una renovación automática del Periodo Prepago seleccionado, con el mismo plan y alcance, autorizando el cargo por el medio de pago registrado. Esta opción podrá desactivarse en cualquier momento antes del próximo cargo.

6. Suspensión del servicio y mantenimiento de datos

En caso de que el Cliente no disponga de saldo suficiente al inicio de un nuevo trimestre, el servicio quedará automáticamente suspendido hasta que se regularice la situación de pago.

Durante dicho período de suspensión:

• Los trabajadores podrán continuar registrando sus fichajes en la aplicación.
• El Cliente podrá visualizar datos básicos de los usuarios.
• El Cliente no podrá descargar ni exportar informes de jornada, con el fin de garantizar el cumplimiento de la normativa laboral aplicable.

Los datos gestionados a través de la plataforma serán conservados durante un plazo de cuatro (4) años, en cumplimiento de la normativa laboral relativa al registro de jornada. Una vez regularizado el pago, el Cliente recuperará automáticamente el acceso completo a los informes, historiales e información registrada en la plataforma.

En el supuesto de que el Cliente decida no continuar con la suscripción al servicio, podrá contratar un servicio de mantenimiento de datos, con un coste mínimo adicional. Este servicio permitirá la conservación y consulta limitada de datos históricos durante el plazo legalmente exigible, si bien no habilitará la descarga de informes ni el alta de nuevos usuarios en la plataforma.

7. Registro del Cliente y de los Usuarios

Para acceder a las funcionalidades de la Aplicación:

• El Cliente deberá contratar el servicio, aceptar el contrato de suscripción SaaS y crear su cuenta administrativa.
• Los Usuarios (empleados del Cliente) serán dados de alta en la plataforma por el propio Cliente, quien garantiza que cuenta con la base legal suficiente para tratar y comunicar sus datos personales a la Aplicación.

El Cliente garantiza la veracidad, exactitud y actualidad de los datos introducidos, comprometiéndose a mantenerlos actualizados. El Cliente será responsable de custodiar las credenciales de acceso a su cuenta administrativa.

8. Funcionamiento de la Aplicación

Una vez registrado, el Cliente podrá gestionar a sus trabajadores y acceder a las siguientes funcionalidades:

a) Alta, modificación y gestión de los datos de los trabajadores.

b) Registro de fichajes y control horario.

c) Visualización de calendarios laborales e incidencias.

d) Descarga de informes de jornada y balances de horas (únicamente con suscripción activa y pagos al día).

e) Acceso de los trabajadores para fichajes, solicitudes de permisos y vacaciones, y consulta de su historial personal.

En caso de suspensión del servicio por impago, los trabajadores podrán seguir fichando y el Cliente podrá visualizar datos básicos, pero no descargar informes.

9. Responsabilidad de los Clientes

El Cliente actúa como Responsable del Tratamiento respecto de los datos de sus empleados, siendo el único responsable de:

• La exactitud, veracidad y actualización de los datos introducidos en la Aplicación.
• La información proporcionada a sus empleados sobre el uso de la herramienta y el tratamiento de sus datos personales.
• La configuración de permisos, calendarios y validaciones en la plataforma.

CUATROCIENTOSCUATRO PROGRAMACIÓN, S.L. actúa exclusivamente como Encargado del Tratamiento, prestando servicios de software, soporte y alojamiento de datos.

10. Uso de la geolocalización

La Aplicación podrá hacer uso de la geolocalización para validar fichajes realizados fuera del centro de trabajo, siempre que el Usuario haya prestado su consentimiento expreso en su dispositivo. El Cliente será responsable de garantizar que dicho uso se ajusta a la normativa laboral y de protección de datos aplicable.

El Usuario podrá desactivar en cualquier momento la geolocalización desde su dispositivo, lo que puede limitar determinadas funcionalidades de la Aplicación.

11. Protección de datos personales

CUATROCIENTOSCUATRO PROGRAMACIÓN, S.L., como Encargado del Tratamiento, tratará los datos introducidos por el Cliente conforme al Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD).

Toda la información relativa al tratamiento de datos, derechos de los interesados, conservación y medidas de seguridad está detallada en la Política de Privacidad de la Aplicación, la cual forma parte integrante de los presentes Términos y Condiciones.

12. Comunicaciones electrónicas

CUATROCIENTOSCUATRO PROGRAMACIÓN, S.L. podrá remitir al Cliente comunicaciones técnicas, de servicio o de actualización de la Aplicación. Asimismo, podrá enviar comunicaciones comerciales relacionadas con la plataforma, siempre que el Cliente haya otorgado su consentimiento expreso.

El Cliente podrá revocar dicho consentimiento en cualquier momento mediante correo electrónico a contacto@wenohr.com o desde la propia Aplicación.

13. Derechos de propiedad intelectual e industrial

Todos los derechos de propiedad intelectual e industrial sobre la Aplicación, sus elementos técnicos, código fuente, interfaces, bases de datos y diseño pertenecen a CUATROCIENTOSCUATRO PROGRAMACIÓN, S.L. o están debidamente licenciados.

El Cliente y los Usuarios se comprometen a no copiar, reproducir, modificar, descompilar, vender o explotar de cualquier modo los contenidos y funcionalidades de la Aplicación sin autorización expresa del Proveedor.

14. Limitación de responsabilidad

CUATROCIENTOSCUATRO PROGRAMACIÓN, S.L. no garantiza la disponibilidad ininterrumpida de la Aplicación, si bien adoptará las medidas razonables para asegurar su correcto funcionamiento.

No será responsable de:

• Fallos técnicos imputables a terceros o al dispositivo del Cliente o Usuario.
• Daños derivados del uso indebido de la Aplicación.
• Incumplimientos normativos atribuibles al Cliente en materia laboral o de protección de datos.

15. Suspensión y cancelación de cuentas

El Proveedor podrá suspender o cancelar cuentas de Cliente o de Usuario que incumplan los presentes Términos y Condiciones, la normativa vigente o que generen un perjuicio grave a la plataforma o a terceros.

El Cliente podrá solicitar la baja voluntaria de su suscripción conforme al procedimiento establecido en el contrato de licencia SaaS.

16. Modificaciones de los Términos y Condiciones

CUATROCIENTOSCUATRO PROGRAMACIÓN, S.L. podrá modificar en cualquier momento los presentes Términos y Condiciones. Las modificaciones serán notificadas mediante la propia Aplicación o por correo electrónico al Cliente. La continuidad en el uso de la Aplicación tras la entrada en vigor de los cambios implicará la aceptación de los mismos.

17. Legislación aplicable y jurisdicción

Los presentes Términos y Condiciones se regirán por la legislación española. Las partes se someten expresamente a los Juzgados y Tribunales de A Coruña, con renuncia a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles.